Tools om jouw administratie maximaal te automatiseren en digitaliseren

Lieven Van de Velde

Webcoach (YOUniverse)

 

Op Alternative To vind je zo'n 90.000 aanbevelingen voor tools en apps. Deze website laat je snel en eenvoudig alternatieven zien voor tools of laat je zoeken op functionaliteit. Bij elke tool krijg je heel wat praktische info die je helpt om je keuze te maken.

Freelance Five! Tips van Lieven

1. Probeer te automatiseren waar je kan, maar verlies er niet te veel tijd mee! Om dat te vermijden, zorg je best voor een goede structuur en discipline.

2. Ben je op zoek naar een online boekhoudpakket? Informeer dan eerst bij jouw boekhouder welke software compatibel zijn met zijn pakketten.

3. Ga je op zoektocht naar een tool kies dan niet te emotioneel. Welke functionaliteiten heeft jouw tool nodig? Check even de reviews en de veiligheid van de tool.

4. Bekijk altijd even hoe je jouw data weer uit de tool kan halen (bv. exporteren naar Excel) zodat je in geval van nood weer snel aan jouw gegevens kan.

5. Maak zeker gebruik van de gratis basis- of testversie van tools. Ben je écht overtuigd van de tool en betekenen de extra functionaliteiten voor jou een meerwaarde, overweeg dan de betalende versie.

Bekijk het gesprek met Lieven

Voor elk probleem is er vandaag een oplossing in de vorm van software, een tool of een app. Maar zie jij nog het bos door al die (app-el)bomen? We zetten vijftien relevante categorieën voor jou als freelancer op een rijtje en tippen enkele bruikbare tools die jou helpen om jouw administratie overzichtelijk en efficiënt bij te houden! Heb jij nog een goede suggestie? Mail ze ons op freelancers [at] unizo.be en we voegen ze toe.

1. Projectmanagement

Een freelancer neemt verschillende functies op zich, zo ook die van projectmanager. Gantt charts en scrum boards helpen je al een heel eind op weg maar er bestaan ook kant en klare online oplossingen waarmee je projecten en planning nauwgezet kan bijhouden. Niet enkel handig voor de freelancers op zichzelf, maar ook om de status van projecten die in teamverband gebeuren op te volgen.

2. Planning

Deadlines, meetings, netwerkevenementen, ... Als freelancer moet je je eigen planning beheren en in de gaten houden. Belangrijk dus dat je alles structureel bijhoudt. Voor de fans van lijstjes en dingen noteren is een papieren agenda een must, anderen werken gemakkelijker met een online agenda. Natuurlijk kom je al een heel eind met de standaard kalenders van Apple, Google en Outlook maar er bestaan ook online kalenders die verder gaan dan een puur digitale kalender. Zo kan je bijvoorbeeld met een aantal tools gemakkelijker je beschikbare timeslots delen om snel tot een afspraak te komen. TIP: Plan wekelijks ook een uurtje in om jouw administratie op orde te houden :-).

3. Notities & lijstjes

Als freelancer heb je verschillende zaken aan je hoofd. Alles proberen onthouden? Onmogelijk en niet zonder risico. Ook hier kan je met de bestaande tools van Google, Apple en Microsoft je plan trekken maar er bestaan ook verschillende tools waarmee je nog meer orde in de chaos kan scheppen.

4. Tijdregistratie

Zowel voor jou als je opdrachtgever(s) is het nuttig om je tijdsbesteding te beheren. Dit kan ook met de meeste CRM-systemen. Als je geen CRM hebt, kan je met de hulp van volgende hulpmiddelen eenvoudig je tijd registeren per opdracht. 

5. Productiviteit

Of je nu thuis, op kantoor of in een koffiebar werkt, er zal altijd afleiding zijn. Hoe blijf je gefocust op je taken?

Een grote tijdverslinder voor freelancers is vaak alles wat met boekhouding te maken heeft. Opstellen van facturen, opvolgen van betalingen, onkosten bijhouden: een hele administratieve rompslomp. Volgende online tools maken het leven van elke freelancers gemakkelijker.

6. E-facturatie en opvolging betalingen

7. Onkostenverwerking

8.    Online accounting en financiële rapportage

9. Mailverkeer

Communicatie is key, dat spreekt voor zich. Duidelijke en transparante communicatie tussen opdrachtgevers, freelancers of teamleden is cruciaal om alles vlot te laten verlopen.

Mailen neemt ongetwijfeld een groot deel van de dagdagelijkse taken van een freelancer in. Heb je een naam voor je eigen bedrijf? Denk dan eens aan een e-mailadres op naam van je bedrijf, dit komt professioneler over. De e-mail services van Apple, Google en Outlook bieden allemaal de mogelijkheid om met één bedrijfsaccount meerdere e-mailadressen te creëren en te beheren, zoals: voornaam [at] eigenbedrijf.be, facturatie [at] eigenbedrijf.be, hallo [at] eigenbedrijf.be... Het gaat hier voor de duidelijkheid niet om aliassen van dezelfde mailbox maar om verschillende mailboxen zodat je ook mails kan uitsturen vanuit de verschillende e-mailadressen.

Ben je daarnaast ook op zoek naar een sterk (mass)mailplatform om bijvoorbeeld een groot aantal mails uit te sturen, het één en ander te automatiseren of belangrijke inzichten te krijgen, dan zijn de volgende tools zeker het bekijken waard.

Als je freelancer bent in (online) marketing en je beheerst deze tools, kan je ze ook meteen aan je cv toevoegen. Twee vliegen in één klap!

10. Teamoverleg

Je werkt als freelancer misschien niet als team, toch komt het vaak voor dat je bij een klant in teamverband wordt ingeschakeld. Daarbij kan het heel handig en professioneel zijn om een efficiënte communicatietool te hanteren. Los van de gekende Apple, Google en Microsoft (Teams) chat/audio/videotools bestaan er ook nog andere opties.

11. Cloud & file sharing

Je werkdocumenten opslaan in de cloud heeft meerdere voordelen. Zo kan je op een gemakkelijke manier documenten delen met opdrachtgevers en/of teamgenoten, en je geraakt je documenten niet kwijt.

12. Bevragingen

Het kan tijdens de voorbereiding van een freelance project wel eens voorkomen dat je mensen moet bevragen. Online enquêtes zijn hier een ideale oplossing voor. Daarnaast kan je dit soort tools meteen gebruiken om tevredenheidsenquêtes voor je eigen werk op te stellen.

13. CRM (Customer Relationship Management)

Wanneer je werkt voor meer klanten dan je op twee handen kan tellen, is een duidelijke structuur en organisatie van groot belang. Een CRM zorgt ervoor dat je het helikopterzicht van je prospecten en klanten blijft behouden.

14. Offertes

Met deze apps creëer je professionele offertes:

15. Ken je deze al?

  • CamScanner (gratis basisversie): Nadat je een blad of document ingescand hebt, herkent CamScanner de contouren van het blad, verwijdert de achtergrond en werkt de contrasten bij voor een optimaal resultaat. Klaar? Dan sla je de scans op als pdf en je deelt ze waar en met wie je maar wilt.
  • Pocket (gratis basisversie): Soms kom je tijdens het surfen interessante teksten of blogs tegen, maar heb je geen tijd om ze te lezen. Deel die artikels met de app Pocket en de app steekt de webpagina's letterlijk in je broekzak voor later. Zo kun je ook offline deze artikels lezen.
  • LastPass (gratis basisversie): Let LastPass stop je al je wachtwoorden in een online kluis, bereikbaar vanaf eender welk toestel.
  • Itsme (gratis): Met Itsme wordt je smartphone of tablet je digitale identiteitskaart waardoor je geen token of een lezer nodig hebt voor je elektronische identiteitskaart.

Bron: Jellow, UNIZO Love to be free, YOUniverse

Met dank aan onze partners